Microsoft Excel es un programa de software de hoja de cálculo versátil con amplias aplicaciones que innumerables organizaciones utilizan todos los días. Pero, ¿es Excel un sistema de gestión de bases de datos que las empresas deberían utilizar para el desarrollo o seguimiento de productos? En pocas palabras: no. 


Aquí hay seis razones por las que el uso de Excel como base de datos de productos podría resultar en una pérdida de tiempo y dinero... y agravamiento. Obtenga más información sobre cómo el software robusto de administración de información de productos (PIM) es una mejor opción.


Una base de datos conecta tablas de datos automáticamente, Excel no

Excel actualiza las celdas cuando ingresa nueva información, pero no transporta automáticamente esos datos a todos los campos relacionados. Además, transferir información de una hoja de cálculo a otra tabla de datos es una tarea manual que requiere mucho tiempo y es vulnerable a errores humanos.


El software de gestión de información de productos, o PIM, elimina estos problemas al actualizar la información de forma instantánea y automática en todas las entradas de productos y tablas de datos relacionados.


Sin control de versiones

El uso de Excel como base de datos lo pone en riesgo de trabajar con información inexacta y perder tiempo. Debido a que las actualizaciones solo están disponibles después de que los usuarios hayan guardado activamente los cambios, y los archivos se pueden guardar en cualquier ubicación, puede haber varias versiones con datos en conflicto o desactualizados para administrar.


Con actualizaciones en tiempo real en toda la plataforma, el software PIM elimina la posibilidad de terminar inadvertidamente con numerosas versiones que contienen información diferente flotando en su organización.


El manejo de grandes conjuntos de datos puede ser una tarea difícil

Excel es útil para organizar conjuntos de datos hasta un cierto tamaño, pero un problema común y conocido con este software es que la capacidad de respuesta generalmente se ralentiza una vez que se alcanza el límite superior de datos del programa. Los errores del programa y las fallas del software también pueden convertirse en dolores de cabeza comunes a medida que aumenta el tamaño de los archivos.


Gracias a su amplia capacidad de almacenamiento, el software PIM procesa fácilmente conjuntos de datos grandes y complejos sin pérdida de rendimiento del sistema.


No puede ser editado por varias personas a la vez

Dado que la actualización de la información en un archivo de Excel requiere que todos los cambios se guarden en una estación de trabajo individual, varios usuarios no pueden realizar ediciones simultáneas. Esta limitación puede hacer que los usuarios trabajen por error con datos obsoletos y dificultar la colaboración en tiempo real.


La base de datos centralizada de PIM permite a múltiples usuarios en cualquier número de estaciones de trabajo acceder y editar información en cualquier momento.


El filtrado y la búsqueda de datos son limitados

Encontrar los datos que necesita en Excel se limita a buscar usando Control + F y filtros de columna. Este método de búsqueda puede ser manejable, especialmente para aquellos que están íntimamente familiarizados con la hoja de cálculo. Pero con una variedad de equipos que necesitan un fácil acceso a los datos del producto, ¿no vale la pena brindar una experiencia de búsqueda moderna?  


Con una sólida capacidad de búsqueda que ofrece múltiples vías para encontrar información, el software PIM mantiene sus datos organizados y fácilmente accesibles con solo unos pocos clics. De hecho, puede replicar una experiencia de búsqueda similar a la que encontrarían sus clientes en Amazon o Home Depot.


Excel no puede administrar contenido visual

Las empresas que intentan utilizar Excel como base de datos a menudo luchan con la desconexión entre la información basada en texto y los medios visuales. Excel no está diseñado para admitir imágenes y videos de alta resolución, y el único punto de conexión que tiene entre la información del producto y los medios relacionados es una URL. Esto conduce a problemas obvios cuando se trata de información de productos.


Acceder a sus medios desde Excel requiere al menos algunos pasos adicionales, y los colegas y colaboradores fuera del sitio no pueden acceder a los medios visuales en absoluto si usa un disco duro local para el almacenamiento.


Los sistemas PIM almacenan medios visuales y basados ​​en texto en una interfaz. Por lo general, los medios visuales vendrán a través de la integración con un sistema de gestión de activos digitales (DAM) , que es la fuente central para toda la biblioteca de fotos, videos, ilustraciones, documentos y otro contenido de marketing de una organización.